Jak naprawdę dopasować prezentację do odbiorców?

Jednym z najczęstszych błędów w wystąpieniach publicznych jest niedopasowanie treści do odbiorców. Nie wynika ono z braku wiedzy, ale z przyzwyczajeń i rutyny. W wielu firmach prezentacje tworzy się „tak jak zawsze” – kilka slajdów, trochę tekstu, próba zapamiętania i gotowe. Tymczasem skuteczne wystąpienie zaczyna się nie od slajdów, tylko od zrozumienia, dla kogo mówimy.

Dlaczego tak często źle adresujemy nasze wystąpienia?

W wielu organizacjach przygotowanie prezentacji to rytuał. Zbiera się kilka slajdów z poprzednich spotkań, dorzuca wykresy, uczy ich na pamięć a najlepsi zrobią 2-3 próby przed wystąpieniem. W efekcie takie wystąpienia często są poprawne formalnie, ale pozbawione sensu z perspektywy słuchacza.
Źródłem problemu bywa kultura firmowa („zawsze tak robimy”), brak wiedzy o właściwym przygotowaniu czy nawet nasze ego. Jest tak w sytuacji, gdy dysponujemy dużą wiedzą, ale traktujemy wystąpienie publiczne jako okazję do tego aby się nią pochwalić, a nie przekazać coś innym. Nie jest to dobra droga do zdobycia uznania słuchaczy.

Aby uniknąć tych błędów, pracę musimy wykonać już na samym początku a jest to praca polegająca na zmianie perspektywy. Warto przyjąć proste założenie.

Mówimy dla innych a nie dla siebie

Oczywiście, mówca też zyskuje – prestiż, rozpoznawalność, satysfakcję. Ale aby to się stało, w centrum całego procesu musi być odbiorca. To jego emocje, decyzje i reakcje są celem Twojego wystąpienia. Możesz chcieć kogoś zainspirować, przekonać, poinformować czy zmotywować – ale za każdym razem musisz wiedzieć konkretnie kogo. Dopiero wtedy, gdy zrozumiesz, do kogo mówisz, możesz naprawdę mówić skutecznie.

Jakie pytania należy zadać sobie przed wystąpieniem?

Dopasowanie wystąpienia do odbiorców zaczyna się od refleksji nad tym kim oni są.
Zanim otworzysz PowerPointa, poświęć 5 minut aby odpowiedzieć na poniższe pytania, a Twoja prezentacja będzie lepsza.

Zastanów się:

Kim jest przeciętny uczestnik Twojego wystąpienia?
Czym się zajmuje i jakie ma doświadczenie?
Co już wie o Twoim temacie, a czego jeszcze nie?
Czego oczekuje od Twojego wystąpienia?

Myślę, że intuicyjnie czujesz, że inaczej będziesz mówić do nauczycieli, inaczej do handlowców, a jeszcze inaczej do uczniów. Odpowiedzi na powyższe pytania pomogą Ci dobrać język (formalny lub mniej formalny) , ton (poważny lub zabawny) i przykłady (dopasowane do branży).

Co ma się zmienić po mojej prezentacji?
To jedno z najważniejszych pytań. Zastanów się, jaki efekt chcesz osiągnąć – nie tylko, co chcesz powiedzieć. Co Twój odbiorca ma pomyśleć, poczuć lub zrobić po Twoim wystąpieniu? Każda dobra prezentacja ma swój cel, który choć ma źródło w naszej głowie to jest realizowany przez głowy naszych słuchaczy.

Z czym przychodzą moi odbiorcy?
Zanim wejdziesz na scenę, spróbuj wejść w ich buty. Jakie myśli mogą mieć w głowie? Co ich dziś zajmuje? Jakie emocje im towarzyszą? To nie zawsze kwestie merytoryczne. Czasem ktoś myśli:
„O nie, znowu prezentacja.”
„Jestem dziś wykończony.”
„Mam jeszcze milion rzeczy na głowie.”
Jeśli to wiesz – możesz to wykorzystać do okazywania empatii publiczności i budowania „mostów” poprzez takie zdania jak to:
„Wiem, że to już późna godzina, dlatego postaram się mówić krótko i konkretnie.”
Takie zdanie pokazuje, że rozumiesz swoich słuchaczy, zależy Ci na nich i chcesz żebyście osiągneli cel w najbardziej optymalny sposób.

Co moi odbiorcy będą z tego mieli?
To pytanie o walutę społeczną – czyli czas. Każdy ma 24 godziny dziennie i decyduje, komu ten czas odda. Jeśli ktoś poświęca go na słuchanie Ciebie, spraw, by to się opłacało.
Niech Twój odbiorca po prezentacji ma poczucie, że coś zyskał – wiedzę, inspirację, nowe spojrzenie albo po prostu dobrze się bawił. Przy tej okazji, warto wrócić do pierwszego pytania czyli „Kim są moi odbiorcy?”. Jeżeli możesz założyć co wie przeciętny odbiorca Twojego wystąpienia przed prezentacją, dużo łatwiej będzie Ci zaoferować mu wartość, wybierając takie elementy merytoryczne wystąpienia, które są dla niego ciekawe a o których prawdopodobnie nie wie.

Co zrobić z naszą refleksją?

Świadomość odbiorców to dopiero początek. Teraz trzeba to wszystko przełożyć na nasze wystąpienie. Jak to zrobić?

Po pierwsze, zapisz wszystko w jednym miejscu. Może to być zwykły notes, dokument w komputerze a najlepiej mapa myśli – analogowa lub cyfrowa (np. w Miro czy Muralu).
Gdy zaczniesz ją tworzyć, zobaczysz, że niektóre pomysły się łączą, inne powtarzają, a jeszcze inne są odrębne. Warto je pogrupować, żeby nadać całości strukturę.
Następnie zastanów się:

Które treści muszą znaleźć się w wystąpieniu?
Które pytania lub myśli odbiorców muszę koniecznie poruszyć?
Co mogę pominąć?

Kolejny krok to konfrontacja – połącz przygotowaną mapę z własnym celem wystąpienia, intuicją i ramami wydarzenia (czas, temat, kontekst). Na tym etapie powstaje spójna struktura Twojej prezentacji.

I gdy już masz wersję finalną, zrób coś, co wielu mówców pomija – analizę wsteczną. Odsłuchaj swoje wystąpienie, obejrzyj nagranie z treningu i sprawdź, czy każdy fragment jest potrzebny.
Jeśli coś brzmi ładnie, ale nie wnosi wartości – usuń to.
Lepiej mówić krócej i konkretniej niż „lać wodę”. Odbiorcy zapamiętają jakość, a nie długość.

Dopasowanie treści to umiejętność

Dopasowanie treści do odbiorców to umiejętność, której można się nauczyć. Można to zrobić samodzielnie lub w ramach treningów z trenerem wystąpień publicznych.
Jeśli nie chcesz niczego pominąć na etapie przygotowania i zrobić doskonałe wrażenie na Twoich odbiorcach – napisz do nas. Wspólnie przejdziemy cały proces: od analizy odbiorców, przez strukturę treści, aż po finalny trening wystąpienia.