Wstęp

Każdy ekspert od wystąpień publicznych powie nam, że przygotowując się do wystąpienia musimy zastanowić się do kogo i po co mówimy, musimy przygotować treść, ułożyć strukturę, następnie przejść przez treningi, najlepiej przed znajomymi lub rodziną a na końcu wyspać się porządnie, ograniczyć stres i przygotować się do tego wielkiego dnia. Brzmi to sensownie, ma swoje uzasadnienie ale … no właśnie, jest jedno duże ALE – nie zawsze możemy sobie na to pozwolić.

Kiedy przygotowujemy się do ważnych wystąpień jak np. do przemówienia na konferencji TED, albo do prezentacji podsumowującej rok w naszej firmie, taki model przygotowania jest absolutnie uzasadniony. Trudno jest go jednak zastosować, jeżeli wystąpienia publiczne są codziennością w Twojej pracy lub kiedy do prezentacji zostało naprawdę mało czasu. Robimy zatem „reality check” i wiemy, że przygotowanie do wystąpienia publicznego nie jest najważniejszą rzeczą w naszej pracy a naszym celem jest osiągnięcie zadowalającego efektu jak najmniejszym kosztem czasu i energii. Jak to zrobić? Opowiadam o tym w 4 krokach poniżej.

Krok 1. Po co ja to mówię?

Na początku muszę zaznaczyć dość oczywistą rzecz. Skrótowe przygotowanie do wystąpienia publicznego nie przyniesie nam tak spektakularnego efektu jak rzetelne przygotowanie krok po kroku. Są jednak takie sytuacje gdzie będzie jedynym ratunkiem lub będzie po prostu opłacalne. Jak już to wiemy, i zdecydowaliśmy się na taką formę przygotowania to przechodzimy do pierwszego elementu naszej instrukcji czyli odpowiedzi na pytanie „Po co ja to mówię?”

To jest pytanie o cel mowy. Cel mowy nie w kontekście ideowym, ale cel mowy dla mnie jako osoby wygłaszającej wystąpienie. Cel mowy powinniśmy być w stanie określić jednym zdaniem i powinien on być maksymalnie prosty. To cel dla nas, nie musimy bawić się w poetyckie sformułowania. Napiszcie o celu w pierwszej osobie – to Wasz cel. Zobaczcie to na przykładach:

Przykład 1

Masz przygotować wystąpienie, które prezentuje Twoje osiągnięcia przez ostatni rok pracy w firmie.

Cel: „Chce aby osoby wyżej postawione ode mnie dostrzegły moją pracę i rozważyły mnie w kontekście awansu”

Przykład 2

Masz powiedzieć toast na zjeździe absolwentów z okazji dwudziestej rocznicy matury

Cel: „Chce wzbudzić wspomnienia sprzed dwudziestu lat i zaprosić wszystkich do wspólnej zabawy”

Jedno zdanie twierdzące. Pamiętajcie o tym, że nie powinno to być zdanie z negacją, bo takie twierdzenie nie będzie celem mowy. Przykładem twierdzenia z negacją będzie „Chce aby nikt się nie nudził”. Lepiej określić taki cel słowami „Chcę aby wszyscy słuchacze dobrze się bawili”. 

Ok, mamy już cel. To jest moment w którym możecie pomyśleć „miało być szybko a jeszcze nie zaczęliśmy mówić tylko określamy jakiś cel mowy”. Jeżeli pojawiła się u Ciebie taka myśl – całkowicie ją rozumiem. Może wydawać się to nudne, ale z mojego doświadczenia wynika, że jest to niesamowicie ważne. Widziałem wiele wystąpień, które nie miały celu a właściwie realizowały podświadomy cel „bo szef mi kazał” albo „bo koledzy mnie zmusili”. I nie były to dobre wystąpienia. Cel spełnia dwie bardzo ważne funkcje w naszej mowie.

Po pierwsze, cel pomaga nam skupić się na dobrym wystąpieniu, daje nam do tego motywację. Po drugie, będzie potrzebny nam w następnym punkcie czyli przy planowaniu treści. Określenie celu zajmie Ci mniej niż 2 minuty – uwierz mi, warto!

Krok 2. Jak w 10 minut przygotować treść wystąpienia?

Jak chcemy szybko przygotować wystąpienie, to będziemy skupiać się głównie na tych treściach, które są zgodne z naszym celem. Nie mamy czasu na piękne metafory, cytaty Paulo Coelho i inne cuda. Być może dodamy je później, jak wystarczy czasu i będziemy na to otwarci. Jak zatem szybko określić treść, która powinna znaleźć się w naszej mowie?

Zachęcam tutaj do skorzystania z metody „białej kartki”. Do jej wykorzystania będziemy potrzebować tytularnej kartki, długopisu oraz stopera. Na górze kartki piszemy cel naszego wystąpienia, tak żeby był on dla nas cały czas widoczny. Następnie ustawiamy stoper na 5 minut i wypisujemy wszystkie rzeczy, które mogłyby znaleźć się w naszej mowie. W tym momencie nie oceniamy krytycznie naszych pomysłów, ale staramy się po prostu wypisać jak najwięcej elementów, jak przy użyciu techniki zwanej strumieniem świadomości, przy czym tutaj skupiamy się tylko na naszym wystąpieniu. Może to wyglądać jak poniżej:

3,2,1 … i właśnie słyszymy dźwięk alarmu stopera. Mam co najmniej kilka rzeczy przygotowanych do naszego wystąpienia. Pięć minut to nie jest dużo czasu, ale jest to zdecydowanie wystarczająca ilość, żeby wypisać to co najważniejsze. A właśnie tego potrzebujemy. Lepiej zobaczyć to na przykładzie, więc zademonstruję Wam to na przykładzie osobistym.

Cel wystąpienia: Chcę zaprezentować firmę One Speech jako najlepszą w indywidualnym przygotowaniu do wystąpień publicznych.

Co jest na mojej kartce?

1) zawsze analizujemy potrzeby klientów i nie uczymy rzeczy których nie potrzebują

2) nawet jeżeli klient może pracować tylko online, staramy się zorganizować chociaż jedno spotkanie stacjonarne aby popracować nad mową ciała, postawą i kontaktem wzrokowym.

3) historia Moniki, architektki wnętrz, która dzięki nam zupełnie zmieniła styl przemawiania

4) 90% kursu to praktyka, skupiamy się tylko na teorii która ma wpływ na dobrą praktykę

5) historia Maćka, trenera programowania, który znacząco zwiększył sprzedaż swoich kursów

6) Wspomnienie o swoim pierwszym wystąpieniu

7) Podkreślenie że jesteśmy praktykami i podanie przykładów ostatnich wystąpień np. na TEDEx

8) Pokazanie, że One Speech to firma zbudowana na przyjaźni wspólników i wielkiej pasji do wystąpień publicznych.

9) (…)

Ok, 5 minut minęło. W tym czasie jesteśmy w stanie wypisać raz więcej treści, raz mniej ale nie ilość tylko jakość będzie się tutaj liczyć. Zobaczcie, że nie skupiałem się tutaj na pisaniu swojej mowy „słowo w słowo” a skupiłem się na wypisaniu prostych haseł. Wypisane hasła mogą być różne, raz może to być treść merytoryczna i dane, w innym punkcie może to być anegdota czy historia. To co jest tutaj ważne, to że jeżeli wpisuje jakieś hasło to muszę wiedzieć co się za nim kryje i być w stanie opowiedzieć o nim własnymi słowami.

Tytuł tego akapitu brzmi „Jak w 10 minut przygotować treść wystąpienia” więc zostało nam jeszcze 5 minut. Na co je przeznaczymy?

Na selekcję treści i ułożenie wystąpienia. Jest to czas gdy przeglądam zapisane punkty i grupuje podobne treści do siebie, a treści które mi nie pasują albo na które nie wystarczy mi czasu usuwam. Na kartce będzie to wyglądać następująco:

Jest tutaj małe zamieszanie, więc porządkując. Stworzyłem 3 grupy treści podobnych do siebie (zieloną, żółtą i niebieską) i nazwałem je – w mojej mowie będę mógł każdą grupę połączyć w jeden akapit. Część treści okazało się niezgodnych z celem lub po prostu nie podoba mi się więc usuwam. Aby lepiej zrozumieć ten proces wrócę do wcześniejszego przykładu prezentacji One Speech. Zobaczcie jak ułożyłem wypisaną na szybko treść mojego wystąpienia:

Grupa pierwsza – argumenty merytoryczne

1) zawsze analizujemy potrzeby klientów i nie uczymy rzeczy których nie potrzebują

2) nawet jeżeli klient może pracować tylko online, staramy się zorganizować chociaż jedno spotkanie stacjonarne aby popracować nad mową ciała, postawą i kontaktem wzrokowym.

4) 90% kursu to praktyka, skupiamy się tylko na teorii która ma wpływ na dobrą praktykę

7) Podkreślenie że jesteśmy praktykami i podanie przykładów ostatnich wystąpień np. na TEDEx

Grupa druga – przykłady i historie sukcesu

3) historia Moniki, architektki wnętrz, która dzięki nam zupełnie zmieniła styl przemawiania

5) historia Maćka, trenera programowania, który znacząco zwiększył sprzedaż swoich kursów

Grupa trzecia – aktywizacja słuchaczy, storytelling

6) Wspomnienie o swoim pierwszym wystąpieniu

Poza mową

8) Pokazanie, że One Speech to firma zbudowana na przyjaźni wspólników i wielkiej pasji do wystąpień publicznych.

W ten sposób stworzyłem 3 główne punkty mojej mowy – mają być w niej merytoryczne argumenty (grupa pierwsza), przykłady i historie sukcesu (grupa druga) oraz element storytellingu angażujący słuchaczy.

UWAGA!

Na tym etapie, szczególnie ważne jest aby pamiętać, że nasza mowa ma być szybko przygotowana i prosta w obsłudze, tak więc będziemy czasami rezygnować z treści, która jest atrakcyjna, być może nawet pasuje do naszej mowy, ale po prostu nie mamy na nią czasu i wyrzucając ją ułatwiamy sobie zadanie. Tak właśnie jest w moim przykładzie z historią powstania One Speech. Uwierzcie mi, jest piękna, z przyjemnością ją opowiadam – ale nie kiedy mamy mało czasu a ja muszę maksymalnie uprosić swój przekaz.

Krok 3. Ostateczna struktura i przepisanie punktów

Stworzyliśmy pomysły na treść i usunęliśmy elementy z których nie będziemy korzystać. Treść podzieliśmy na grupy i właśnie te grupy będą stanowić podstawę naszej struktury. Jeżeli na wcześniejszym etapie nie nadałeś grupom nazw – zrób to koniecznie teraz. Gdy grupy mają już swoje nazwy, są one czymś w rodzaju tytułów rozdziałów w naszej mowie. Teraz musimy tylko ułożyć je w logicznej kolejności tak, żeby łatwo było je nam przedstawić a słuchaczowi zrozumieć.

Wrócimy teraz do przykładu mojego wystąpienia, ja już w kroku drugim zatytułowałem swoje grupy następująco:

• Argumenty merytoryczne
• Przykłady sukcesu
• Storytelling, aktywizacja słuchaczy

Logicznie, na początku powinienem zainteresować tematem moich odbiorców – dlatego zacznę od storytellingu i aktywizacji słuchaczy, w środku dam esencję mojej mowy czyli argumenty merytorycznie.  Na zakończenie zostawię przykłady sukcesu – uzupełnią one argumenty merytoryczne oraz będą płynnym przejściem do tego, że moi słuchacze również mogą powielić ich sukces.

To jest logika mojej mowy, u Ciebie może wyglądać to inaczej. Od razu zaznaczę, że nie ma tutaj jednoznacznej recepty co powinno być pierwsze a co kończyć, dlatego w tym obszarze zaufaj swojej logice i intuicji. Głównym celem tego etapu jest wytyczenie jasnych ram mowy, a ustalenie kolejności jest kwestią drugorzędną. Jeżeli jednak potrzebujesz kryterium to polecam przyjąć kryterium zainteresowania publiczności. Na początku będziemy musieli zdobyć zainteresowanie – dlatego warto zacząć od czegoś angażującego, następnie wykorzystamy zdobyte zainteresowanie przedstawiając merytoryczne argumenty, by na końcu jeszcze raz wejść w interakcje z naszą publiką (w moim przypadku za pomocą efektownych przykładów).

Gdy już zdecydujemy o kolejności, warto przepisać nasze chaotyczne do tej pory notatki, na czystą kartkę. Będzie to wyglądać następująco:

Na tym etapie mamy 2-3 grupy treści a w każdej z nich po kilka punktów – jesteśmy gotowi by przejść do ostatniego kroku. Jeżeli jednak grup mamy więcej, lub punkty są bardzo rozbudowane – warto wrócić do etapu selekcji treści – być może przeładowaliśmy naszą mowę, a co za tym idzie trudno będzie nam ją sprawnie powiedzieć. Ten krok wydaje się dużą ilością pracy, jeżeli jednak popatrzymy na niego spokojnie – możemy go sprowadzić do ułożenia w porządku 2-3 akapitów i przepisania 10 punktów na nową kartkę. Nie powinno nam to zająć więcej jak 5 minut.

Krok 4. Trening

Mamy cel, treść i strukturę więc czas to powiedzieć. Zdaję sobie sprawę, że nie będziesz spędzać godzin nad treningiem tego wystąpienia. Tak też umówiliśmy się na początku tego wpisu. Jeżeli jednak uda Ci się powiedzieć je chociaż raz, w domowym zaciszu – uwierz mi, będzie to duża wartość dla Ciebie, która pozwoli Ci poczuć się pewniej oraz znaleźć problematyczne wątki i rozwiązać je wcześniej.

To najlepsze rozwiązanie, ale często nawet to nie jest możliwe. Co zrobić w takiej sytuacji?

Zachęcam Cię do mini-symulacji wystąpienia w Twojej głowie. Można to zrobić na korytarzu przy kawie, w komunikacji lub samochodzie jadąc do pracy a nawet w toalecie przed prezentacją. Mini-symulacja nie jest wygłoszeniem mowy, a jest przejściem przez poszczególne punkty w głowie – samemu sobie opowiadamy plan naszego wystąpienia. Pokażę Ci przykład jak ja zrobiłbym taką mini symulację do wystąpienia, które opisywałem wcześniej.

„Ok, zacznę od tego że powiem jaki jest cel mojej mowy, następnie powiem o tym swoim pierwszym wystąpieniu a potem powiem że przechodzę do argumentów. W argumentach zacznę od analizy potrzeb i opowiem jak to robimy a następnie (…)”

Takie przejście przez najważniejsze punkty, upewni nas że mamy kompletny pomysł na to wystąpienie i że jesteśmy w stanie swobodnie łączyć w nim wątki. Jeżeli udało nam się przejść wystąpienie w mini-symulacji do końca- z całą pewnością damy radę również z prawdziwym wystąpieniem.

UWAGA!

Na etapie mini-symulacji, jak również prawdziwego wystąpienia możesz pominąć jakiś wątek. To całkiem normalne, jeżeli na przygotowanie nie mamy zbyt dużo czasu. Musimy to zaakceptować, że pomimo że przygotowaliśmy 4 argumenty, w stresie czy z krótkiego czasu przygotowań powiedzieliśmy tylko 2. To jest ok. Warto pilnować, żeby podczas naszej mowy wybrzmiały punkty z każdej grupy treści którą stworzyliśmy, bo to będzie decydować o sensowności naszego wystąpienia. Jeżeli jednak zapomniemy jednego punktu wewnątrz tej treści – mowa nie straci na wartości bo treści prezentowane w ramach grup są podobne.  

Końcowe wskazówki, ostatnie uwagi

Po treningu czy mini-symulacji może kusić Cię wprowadzenie nowych wątków do mowy. Sam wielokrotnie mierzyłem się ze swoimi wspaniałymi i innowacyjnymi pomysłami, które wpadały mi do głowy na końcowym etapie przygotowań. Nie w nich nic złego jeżeli mamy dużo czasu na przygotowanie wystąpienia i faktycznie chcemy aby było najlepsze z możliwych. Jeżeli jednak nie mamy czasu – kombinowanie i zmienianie treści na etapie treningów rozwala naszą wcześniejszą pracę i tworzy dodatkowy stres.

Opisana wyżej metoda pozwoli na przygotowanie się do wystąpienia w około 20 minut. To krótkie przygotowanie, ale jednak przygotowanie – nie jest to więc rozwiązanie dla sytuacji, w których nagle ktoś prosi nas o głos czyli mów zupełnie spontanicznych. Mowy spontaniczne to zupełnie inne wyzwanie, któremu w przyszłości poświęcę inny wpis.

Chciałbym również podkreślić, że ta metoda nie służy do tworzenia niezapomnianych wystąpień, do rzucania publiczności na kolona i porywania tłumów. To jest struktura, która ma za zadanie maksymalizacje efektu względem czasu jaki mamy. Zdaję sobie sprawę, że można budować mowy w sposób bardziej atrakcyjny – nie to było jednak naszym celem w tym wpisie.

Trening czyni mistrza a więc na początku wykorzystanie tej metody może trwać dłużej niż wspomniane 20 minut, dlatego że musimy poświęcić czas i energię na zrozumienie sposobu pracy. Jeżeli jednak mamy dużo wystąpień – to zbudowanie takiego nawyku ostatecznie nam się opłaci, a nasze mowy będziemy przygotowywać szybko i efektywnie.

Jeżeli chcesz potrenować ze mną wystąpienia z krótkim czasem na przygotowanie, lub przygotować dłuższe niezapomniane wystąpienie – serdecznie zapraszam do kontaktu.

Trzymam kciuki za Twoje mowy!

Napisz do autora