Komunikacja mailowa może mieć formę luźną, w której nie będziemy przejmować się rozmaitymi konwenansami. Kiedy piszemy do znajomych, współpracowników z którymi mamy luźną relację lub innych osób, które nie oczekują od nas zachowania konwenansu – nie trzeba go stosować. 

Wyzwanie zaczyna się jednak wtedy, gdy nie do końca wiemy jak powinniśmy się zachować, lub kiedy wprost zalecane jest zastosowanie formy oficjalnej np. pisząc pismo do Rektora czy Dziekana uczelni. O czym zatem warto pamiętać?

Pierwsza kwestia – Tytuł wiadomości.

Pierwsza kwestia to tytuł wiadomości. Powinien on jasno wskazywać co znajduje się we właściwym mailu. Na tym etapie warto wczuć się w odbiorcę  naszej wiadomości  i sprawić aby nasz tytuł NAPRAWDĘ zdradzał to, co jest w zawartości maila. Dla przykładu, jeżeli chcemy zaprosić na konferencję lub spotkanie znanego Profesora to mail o tytule „Propozycja współpracy” spełnia kryteria zdradzania zawartości, ale pozostaje niekonkretny. Taka osoba może otrzymywać kilkadziesiąt podobnych maili dziennie, dlatego z jej perspektywy mail nie do końca zdradza zawartość, bo odbiorca nie wie co to za propozycja. Jeżeli chcesz zrobić to maksymalnie poprawnie warto spróbować dookreślić naszą propozycję. Dla przykładu, moglibyśmy napisać: „Współpraca podczas konferencji w dniu 20 maja 2023”.

Druga kwestia – Jak się przywitać?

Po tytule czas na treść a w treści powitanie. Rozwiążmy to zatem raz na zawsze. Nie powinniśmy  pisać oficjalnych maili zaczynając od słowa „Witam”. Dlaczego? Tutaj są dwa główne powody. 

Pierwszy to prosty powód semantyczny tzn. słowo „witam” sugeruje nam, że kogoś witamy, tak jak gospodarz wita nas w naszym domu. Nie jesteśmy jednak Panami Internetowego wszechświata i nie witamy na naszych cyfrowych włościach odbiorcy wiadomości. Wobec czego nie witamy a chcemy się z kimś przywitać, co możemy zrobić za pośrednictwem różnych zwrotów grzecznościowych jak „Szanowny Panie/Pani” lub po prostu „Dzień dobry”. 

Drugi powód dla którego nie używamy wyrażenia „witam” również wynika z bezpośredniego znaczenia tego słowa. Osoba witająca jest osobą nadrzędną do osoby która występuje jako gość. Dlatego „Witam”  używamy tylko wtedy gdy naprawdę witamy kogoś u siebie.

Co w zamian? Najpowszechniejsze zwroty to wspomniane już „Dzień dobry” i „Szanowny Panie/Szanowna Pani”. Warto pamiętać, że jeżeli maila piszesz na uczelni to w sprawach związanych z nauką, lub nasz odbiorca posiada jakiś szczególny tytuł, powinniśmy dodać go po zwrocie powitalnym np. Szanowny Panie Profesorze. 

Przy okazji przywitania, krótka wzmianka o pożegnaniach. Pamiętajmy, że stopień formalności powitania powinien odpowiadać stopniowi formalności pożegnania. Tak więc dla naszego „Dzień dobry” oraz „Szanowny Panie/Pani” adekwatnymi formami będą kolejno „Pozdrawiam” lub „Z poważaniem”. 

Trzecia kwestia – Jak zarządzać ilością treści w mailu?

Po przywitaniu, przechodzimy do właściwej treści maila. Tutaj kilka rzeczy o których warto pamiętać. 

Po pierwsze, warto zadbać o zwięzłą formę wiadomości. Jeżeli nasz mail ma kilkanaście linijek a sprawa nie jest realnie zagmatwana, warto zastanowić się nad jego skróceniem. Naszym celem jest skupienie się na temacie i jak najbardziej klarowne go określenie. Jeżeli sprawa naprawdę jest skomplikowana i potrzebujemy opisać ją ze szczegółami możemy zastosować dwa rozwiązania. 

Pierwsze to podzielenie maila na akapity aby wyglądał schludnie i odbiorcy przyjemnie się go czytało. Drugie rozwiązanie to napisanie krótkiego maila informującego, że sprawa została opisana w załączniku, który ma formę oficjalnego pisma. Wówczas możemy się dowolnie rozpisywać ale w ramach załącznika. 

W sprawach mniej złożonych ale wymagających przedstawienia kilku punktów, warto napisać je od pauz lub skorzystać z dostępnego formatowania i punktorów. Wszystko po to aby treść maila wyglądała klarownie.  

Mamy nadzieję, że te rady Wam na napisanie solidnej wiadomości w stylu formalnym. Zapraszamy do śledzenia naszego bloga, gdzie znajdziecie interesujące wpisy o komunikacji i wystąpieniach publicznych.